Falls Sie Anzahlungen verbuchen wollen, muss dies zuerst unter
- Mein Hotel / Einstellungen / Hotel Info / Rechnungseinstellungen
konfiguriert werden. Bitte nicht vergessen, diese Daten zu speichern. Sie können bis zu drei Anzahlungsoptionen mit verschiedenen Mehrwertsteuersätzen definieren.
Anzahlung Name: z.B. Anzahlung Logis oder Anzahlung 7%, Anzahlung 19% etc.
Fibu-Konto: Wenn das Finanzenmodul aktiv ist, muss das entsprechende Fibu-Konto verknüpft werden. Dies bitte vor der Konfigurierung mit Ihrem Steuerberater klären!
Anzahlung Steuerklasse: Mehrwertsteuer auswählen. WICHTIG: Bitte beachten Sie, dass es sich um keine Steuerklasse mit City-Tax oder Bettensteuer handelt!
Anzahlungen können sowohl in der Rechnungsverwaltung einer Reservierung, als auch im Cashmaster bei einer Passantenrechnung verbucht werden.
Wollen Sie eine Anzahlung für eine Reservierung verbuchen ist die Vorgehensweise wie folgt:
- Reservierung anlegen und speichern (falls noch nicht geschehen)
- Rechnungsverwaltung öffnen
Sie können die Anzahlung auf zwei Möglichkeiten verbuchen und schließen:
1. Sie gehen über die Zahlung und speichern den entsprechenden Betrag X sowie die Zahlart.
Anschließend klicken Sie auf ‘Anzahlungsrechnung’.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Nun können Sie die bereits gespeicherte Zahlung auswählen und mit der Anzahlungskonfiguration vervollständigen.
Ein weiterer Weg wäre, zuvor keine Zahlart zu speichern und sofort über den Weg der Anzahlungsrechnung zu gehen. Dort bitte alle Daten entsprechend eingeben, die Zahlungsart auswählen sowie eine Anzahlungskonfiguration und anschließend die Rechnung schließen.
Dass es sich um eine geschlossene Anzahlungsrechnung handelt, erkennen Sie an dem Symbol an der Rechnungsnummer aus dem laufenden Rechnungsnummernkreislauf sowie dem Schloss hinter dem gebuchten Betrag.
Dass es sich um eine Anzahlungsrechnung handelt, ist im Rechnungsdokument ersichtlich.
Auf der noch offenen Rechnung in der Rechnungsverwaltung wird die Anzahlung automatisch verbucht.
Auf der Inforechnung wird die Anzahlung getrennt ausgewiesen.
Löschen einer Reservierung mit Anzahlungsrechnung
Wenn eine Anzahlungsrechnung vorhanden ist und die Reservierung gelöscht wird, bleiben die Anzahlungsrechnung und die Gegenbuchung vorhanden.
Diese kann für eine neue Reservierung des Gastes genutzt werden oder die Anzahlung kann dem Gast wieder zurück überwiesen werden, indem die Anzahlungsrechnung über das Schloss geöffnet wird. Der Saldo in der Reservierung ist dann null.
Das Stornodokument zur Anzahlung wird automatisch generiert und lässt sich in der Ablage der Reservierung oder unter dem Reiter “Dokumente” finden.
Bitte beachten Sie:
- Wenn die Endrechnung geschlossen wurde, kann die Anzahlungsrechnung nicht storniert werden. Diese kann nur storniert werden, solange ein offener Rechnungsbetrag vorhanden ist.
- Wenn das Finanzenmodul aktiviert ist, eine Anzahlungsrechnung über den vollen Endbetrag verbucht wurde und die Endrechnungssumme dadurch NULL ist, muss diese Rechnung dennoch mit einer Zahlungsart geschlossen werden, am besten mit Debitor oder Überweisung, so dass die Anzahlung in der Fibu korrekt ausgebucht wird. Ist die Aktion „Automatische Schließung der Rechnung bei Check-Out” aktiviert, wird auch die Nullsumme bei Endrechnungen von Anzahlungen automatisch geschlossen.
- Wenn bei einer Gruppenreservierung eine Anzahlung erfolgt, die Gäste jedoch im Anschluss ihre offenen Rechnungen vor Ort begleichen, achten Sie bitte darauf, dass die Anzahlungssumme gleichmäßig auf die verschiedenen Zimmer verteilt wird (mehrere Anzahlungen).
- Wenn Anzahlungen mit 7% und 19% verbucht werden sollen, müssen 2 getrennte Anzahlungen mit den entsprechenden MwSt. Sätzen gebucht werden.
- Wenn mehrere Anzahlungen gebucht worden sind, wird jede Anzahlungsrechnungsnummer auf der Inforechnung und Endrechnung aufgelistet.
- Die Anzahlungsrechnungen werden im Zahlungs- und Rechnungsbericht zusätzlich mit AZ ausgewiesen.
- Wichtig: Bitte beachten Sie, dass die Zahlart „Vorauszahlung“ nicht gleichzusetzen ist mit der Anzahlung.