Damit die Umstellung vollzogen werden kann, benötigen wir von Ihnen und Ihrem Vorgänger die folgenden Unterlagen:
- von Ihnen:
- Gewerbeanmeldung bzw. Handelsregisterauszug
- aktuelle Bankverbindung bei SEPA-Einzug und Rechnungsanschrift
- unterschrieben AGB
- unterschrieben Vereinbarung zur Verarbeitung im Auftrag (nach DSGVO)
- unterschriebene Auftragsbestätigung (diese senden wir Ihrem Nachfolger zu, sobald wir dessen Anschrift durch die Übergabebestätigung erhalten haben)
- von Ihrem Vorgänger (bereits angefordert):
- schriftliche Kündigung des ibelsa Accounts mindestens 4 Wochen zum Monatsende abhängig von der jeweils gewählten Vertragslaufzeit wie in unseren AGB beschrieben, vor dem festgelegten Übergabetermin (falls ein DIRS21 Zugang besteht, bitte auch diesen separat schriftlich kündigen)
- die ausgefüllte und unterschriebene Einverständniserklärung zur Übergabe Ihres ibelsa.rooms-Accounts bei einem Pächterwechsel. Hier bitte darauf achten, dass die Kontaktdaten des Nachfolgers komplett angegeben sind.
- Gewerbeanmeldung bzw. Handelsregisterauszug
Für den Pächterwechsel berechnen wir einmalig Kosten in Höhe von 250,-€ zzgl. MwSt für den neuen Pächter (Umstellung und Einrichtung des vorhandenen Accounts / Änderung der Zugangsdaten / Neuanlage des Kunden) und 85.- € zzgl. MwSt. an den alten Pächter
Bitte beachten Sie, dass ein Pächterwechsel erst erfolgen kann, wenn alle Unterlagen bei uns im Hause vorliegen und der Geldeingang für die Gebühren des Pächterwechsels (250 € vom neuen Pächter für die Umstellung und 85 € für den Datendump vom alten Pächter) auf unserem Konto verbucht worden ist.
Wichtige Informationen zur Anbindung einer TSE
Bitte beachten Sie, dass wenn Ihr Vorgänger eine TSE an seinen Account angebunden hatte, diese TSE zum Datum des Pächterwechsel automatisiert abgeschaltet wird. Es werden also keinerlei Daten mehr ab diesem Zeitpunkt signiert.
Beispiel:
Alter Pächter gibt das Haus am 30.04.2021 ab und der neue Pächter übernimmt zum 01.05.2021
Automatisierte Abschaltung der TSE am 30.04.2021 um 24:00 Uhr
Bitte klären Sie unbedingt im Vorfeld des Pächterwechsels mit Ihrem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer ab, ob Sie eine TSE benötigen. Sollten Sie eine TSE benötigen, müssen Sie diese in Ihrem Backend unter MEin Hotel bestellen.
!!!! Achtung !!!! Für die Bestellung der TSE sind folgende Punkte unbedingt zu beachten
- Beachten Sie hier bitte auch dass alle Rechnungen und Vorgänge, die vor der Bestellung geschlossen wurden, nicht signiert werden. Alle noch nicht geschlossenen und/oder nach der Bestellung neu gestarteten Vorgänge werden ab dem Zeitpunkt der Bestellung signiert. Für den Fall dass Sie das elektronische Kassenbuch (ibelsa.finance) nutzen gilt, dies auch für die dort getätigten Vorgänge.
- Prüfen Sie vor Bestellung der TSE ob die in Ihrem Account hinterlegten Stammdaten korrekt sind und ändern Sie diese entsprechend bei Bedarf (siehe Hilfetext der Ihnen mit diesen Unterlagen in der Mail zugesendet wurde). Die Daten werden in die TSE übertragen und dienen der automatisierten Meldung an das Finanzamt (sobald die Finanzbehörden diese Funktionalität umgesetzt haben).
- Haben Sie Zugriff auf den Admin-Account Ihres Hause? Wenn Sie den Admin-Account Ihres Vorgängers übernommen haben empfehlen wir Ihnen das Passwort über die Passwort vergessen Funktion schnellstmöglich zu ändern)
- Haben Sie keinen Admin Account, da Ihr Vorgänger diesen nicht mit übergeben hat, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team. Sie benötigen Ihre Hotel-PIN. Erfragen Sie diese, wenn Sie keinen Zugriff haben bitte bei Ihrem Vorgänger.
- Prüfen Sie ob und welche Mitarbeiter Ihres Hauses Zugriff auf die Bestellfunktionen und Exportfunktionen der TSE haben und passen Sie diese entsprechend an. Dies können Sie auch nach der Bestellung der TSE durchführen.
Bitte beachten Sie dass ibelsa GmbH laut unseren AGB nur eine Datenhaltung während der Vertragslaufzeit für den Kunden durchführt. Für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Archivierung der Daten und die Durchführung der Archivierung nach diesen Vorgaben ist alleine der Kunde zuständig. Dies betrifft neben den Daten der TSE auch alle anderen relevanten Daten ihres Accounts. Archivieren Sie also bitte Ihre Daten regelmäßig und insbesondere vor einer Kündigung oder einem Pächterwechsel.
Für Fragen rund um das Thema Rechnungslegung an Sie steht Ihnen unser Accounting Team zur Verfügung (accounting@ibelsa.com). Bei allen Fragen zum Programm wenden Sie sich bitte an unser Support-Team (support@ibelsa.com).