Hotelsoftware von heute für morgen

Webbasierte Hotelsoftware-Lösungen erobern branchenübergreifend die Märkte und setzen Maßstäbe. Nicht ohne Grund. Denn webbasiert Arbeiten heißt auch ortsunabhängig und à jour zu sein, heißt ohne Set-Up Kosten und kostenintensiven Updates und Installationen auszukommen. Laut Studie (1) setzen 44 Prozent der deutschen Unternehmen Cloud-Computing ein und weitere 24 Prozent planen oder diskutieren deren Einsatz. Trotz des steten Wachstums blieben jedoch die Sicherheitsbedenken – im Gegensatz zu anderen Ländern – noch die größte Hürde für die deutschen Unternehmer. Doch eigentlich besteht durch die redundante Datenspeicherung beim Cloud-Computing und durch den Einsatz zertifizierter Server im Vergleich zur Sicherung der Daten auf einem hauseigenen Server ein vermindertes Daten-Risiko. Gerade für kleinere und mittlere Unternehmen ist darum der Einsatz von Cloud-Computing aufgrund des Wegfalls von Kosten für Hard- und Software-Updates sowie für Sicherungsmaßnahmen nutzbringend.

Drei Fragen an Philipp Berchtold, Geschäftsführer der webbasierten Hotelsoftware ibelsa.rooms zu den Trends in der Hotellerie mit den neuesten Beobachtungen des Hotelierverhaltens.

Können Sie ein kurzes Stimmungsbild zeichnen wie die Stimmung bei den Hoteliers, jetzt zu Mitte des Jahres aussieht?
Philipp Berchtold (PB): Nach den vielen Messen, auf denen wir präsent waren, zeigte sich, dass das Thema Cloudtechnologie in der Branche allmählich Einzug erhält. Die Hoteliers sind bestens über den Hotelsoftware-Markt informiert und wissen sehr genau, welche Kriterien sie bei der Wahl eines Systems anlegen müssen. Den Hoteliers wird klar, dass die Zeiten komplizierter und kostenintensiver Hotelsoftware seit Einführung der Cloudtechnologie endgültig passé sind und das zum Vorteil des Hoteliers. Denn damit reduzieren sich erheblich die Kosten für die Software-Nutzung. Eine 100%ig cloudbasierte Hotelsoftware, die wie eine Public Cloud funktioniert – wie es ibelsa.rooms ist – besitzt eine hohe Flexibilität und Offenheit für andere Systeme, ohne komplizierte Schnittstellen-Programmierung. Mit einem transparenten Preismodell, das keine versteckten Kosten im Kleingedruckten enthält. Aus eigener Erfahrung als Hotelier und Unternehmer weiß ich nur zu gut, wie abhängig und wichtig heutzutage eine einwandfreie technische Infrastruktur ist. Die gesamte Komplexität nicht mehr selbst verwalten zu müssen, ist eine ungeheure Erleichterung. Die Cloud macht´s möglich. In zehn Jahren werden alle Produkte aus der Cloud nutzen. Installierte Programme auf hauseigenen Servern werden dann der Vergangenheit angehören.

Welche Kriterien sind wichtig bei der Wahl einer Hotelsoftware?
Wichtig für den Hotelier ist, dass er sein System von überallher und über die unterschiedlichen Endgeräte bedienen kann. Prozesse sollten weitestgehend automatisiert werden können. Eine Hotelsoftware wird zu einem Online-Buchungssystem, denn aus ihr heraus werden zentral, wie in einem Cockpit alle Prozesse bedient. Das System ist so angelegt, dass ein „Web-Self-Care“ des Gastes möglich wird: Der Gast reserviert ein Zimmer, erhält eine Bestätigung und damit ist für ihn der Prozess abgeschlossen. Der Hotelier hat im weiteren Verlauf die Möglichkeit einer Kundenbindungs-Kommunikation: Er informiert den Gast über weitere Angebote und Zubuchungsmöglichkeiten wie Wellness-Angebote, besondere kulinarische Angebote des Hauses etc. Kennt der Hotelier seine Kunden gut, kann er seinen Wünschen entsprechend reagieren und Angebote unterbreiten. Der wirkliche Gastgeber weiß, was seine Gäste wollen und handelt danach. Grund genug, ein Customer Relations Management System (CRM) in ibelsa.rooms zu integrieren und die Möglichkeit zu bieten, sowohl die Historie der Kunden als auch die unterschiedlichen Kunden-Kategorien einzurichten. Und das muss von einer Hotelsoftware unbedingt abgebildet werden können.

Eine Hotelsoftware ist letztlich das Herzstück des Hotels. Hierin integriert ist ein Customer Relations Management, eine übersichtliche Kundenverwaltung und eine Anbindung an Drittsysteme, die flexibel und ohne weitere Kosten möglich sein müssen. ist flexibel und ohne weitere Kosten möglich. Die offene ibelsa-API beispielsweise erlaubt neben einer einfachen Anbindung an Drittsysteme auch die Eigenverwaltung des Hoteliers. Ibelsa gibt den Anbindungs-Code bspw. Bewertungssysteme, Channel Manager, Kassen-, Schließ- und Bewertungssysteme ohne Kosten weiter. Im Juni wird noch die Anbindung an betterspace, ein System, das automatisch die Heizaktivitäten eines Zimmers über die Hotelsoftware regelt. Es entstehen keine Kosten, wen auch immer der Hotelier angebunden haben möchte. Alleinig die Kosten für den jeweiligen Dienstleister werden fällig. Das ist einzigartig in der Branche. Was ibelsa dem Hotelier allerdings nicht abnehmen kann, das ist eine ganzheitliche Vermarkungsstrategie. Die Hotelsoftware bietet auf jeden Fall eine gute Unterstützung in diese Richtung.

Was zählt sind letztlich die Belegungszahlen. Welchen Anteil hat daran eine Hotelsoftware?
Laut einer Studie (2) steigt der Umsatz bei Hotels, die in vielen Buchungsportalen (OTA) präsent sind. Optimal ist es also, wenn das Zimmer über ein Portal gefunden und dann direkt gebucht wird. Der Hotelier muss dann aber die einzelnen Portale managen und Kontingente und Raten immer aktuell halten. Channel Manager helfen dabei. Eine zentrale Rolle spielt dabei die Hotelsoftware, die via Channel Manager und einer 2-Wege-XML-Schnittstelle mit den unterschiedlichen Kanälen verbunden ist. Überbuchungen werden so vermieden. Abläufe werden vereinfacht und Channel Manager haben die Möglichkeit, Hotels auch direkt an Kanäle anzubinden, die sonst unerreichbar wären wie auch ein Vorkommen in Metasuchmaschinen wie Google-Hotelfinder, trivago oder Tripadvisor genauso möglich wird wie in den Buchungsportalen von booking.com und Expedia oder bei Ab-in-den-Urlaub, reisen.de, travel24 oder lastminute.com präsent zu sein. Womit auch die wichtigsten Buchungskanäle genannt wären. Sogar auch kleinere Hotels haben so eine direkte Anbindung an die Datenbanken der Reisebüros, bzw. Reiseveranstalter. Über die cloudbasierte Hotelsoftware ibelsa.rooms werden diese Anbindungen via Channel-Manager direkt möglich. Die Technologien für Cloud-Lösungen entwickeln sich rasant und immer wieder neue Applikationen kommen auf den Markt. Das ibelsa Prinzip ist es, nicht alles selbst zu entwickeln, sondern für den Hotelier wichtige Applikationen anzubinden, dabei aber die Entwicklung der Hotelsoftware immer wieder voran zu treiben und auf dem aktuellsten Stand der Technik und Sicherheitsstandards zu halten.

Quellen:
1 Der Cloud-Monitor 2015 wurde im Auftrag der KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft von der Bitkom Research GmbH erstellt und kann hier https://www.bitkom.org/Publikationen/2015/Studien/Cloud-Monitor-2015/Cloud-Monitor-2015-KPMG-Bitkom-Research.pdf abgerufen werden.

2 The Center for Hospitality Research, Cornell University: https://www.hotelschool.cornell.edu/research/chr/pubs/reports/abstract-15139.html