ibelsa Auto Mailing sendet vollautomatisch E-Mail-Benachrichtigungen an den Rechnungsempfänger und oder an den Hauptgast einer Reservierung. Dabei werden vier verschieden Typen unterschieden:
- Direkte Reservierungsbestätigung nach Buchungseingang
- Gast vor Anreise anschreiben
- Gast am Anreisetag anschreiben
- Gast nach Abreise anschreiben
Voraussetzung ist, dass die E-Mail-Einstellungen in “Mein Hotel / Erweiterte Einstellungen” aktiviert sind, da über dieses Modul die E-Mails verschickt werden. Die Konfiguration von ibelsa Auto Mailing befindet sich in “Mein Hotel / Automatische E-Mails”. Die Konfiguration kann erst nach Freischaltung benutzt werden.
Die Konfiguration besteht aus fünf Bereichen:
- In der obersten Box werden Einstellungen bzgl. der vier Typen vorgenommen.
- In den restlichen vier Boxen, die am rechten Rand ein- und ausgeklappt werden können werden die eigentlichen E-Mail-Benachrichtigungen konfiguriert. In jeder dieser vier Boxen befindet sich ein Test-Button, der eine Testnachricht an eine einzutragende E-Mail-Adresse schickt.
Wann wird verschickt?
Typ 1, die direkte Bestätigung wird ca. zwei Minuten nach dem Anlegen der Buchung verschickt.
Typ 2, in der Konfiguration wird hinterlegt wie viele Tage vor der Anreise die Nachricht verschickt werden soll. Die Uhrzeit muss auch angegeben werden.
Typ 3, die Nachricht wird am Anreisetag zur hinterlegten Uhrzeit verschickt
Typ 4, in der Konfiguration wird hinterlegt, wie viele Tage nach der Abreise die Nachricht verschickt werden soll. Die Uhrzeit muss auch angegeben werden.
Alle 30 Minuten wird geprüft ob Nachrichten verschickt werden müssen. Dabei ist ausschlaggebend, welche Versende-Uhrzeit in den Einstellungen (Bild 1) hinterlegt wurde.
Zu diesem Zeitpunkt werden die Nachrichten des Typs 2,3 und 4 verschickt. Typ 1 wird kurz nach dem Anlegen der Reservierung verschickt. Und auch nur beim erstmaligen Anlegen der Buchung. Spätere Modifikationen lösen keine Benachrichtigungen aus.
An wen wird verschickt?
In allen vier Fällen kann die Nachricht an maximal zwei E-Mail-Adressen verschickt werden. Als Haupt-Empfänger kann der Rechnungsempfänger, der Hauptgast oder beide gewählt werden. Wird hier nur ein Empfänger ausgewählt, so kann man in der zweiten Zeile (siehe Bild 1) einen anderen Empfänger als den in der ersten Zeile auswählen für den Fall dass der Hauptempfänger keine E-Mail Adresse hinterlegt hat. Oder man wählt “Niemanden” aus. Dann gibt es keine Alternative zum Haupt-Empfänger. Wird bei einer Gruppenreservierung “Gast” als Empfänger ausgewählt, so erhält jeder Hauptgast eine Benachrichtigung. In den Einstellungen kann eine BCC E-Mail Adresse hinterlegt werden. Es werden dann von allen ausgehenden E-Mails eine Kopie an diese Adresse verschickt.
Achtung: Solch ein BCC Feld gibt es auch bei E-Mail-Einstellungen, im Tab “Mein Hotel / Erweiterte Einstellungen”. Sollte dort eine Adresse eingetragen sein, so werden auch dorthin Kopien der E-Mails geschickt. Eine weitere E-Mail-Adresse kann im Feld E-Mail Adresse für System Infos hinterlegt werden. Dorthin werden i.d.R. Fehlermeldungen geschickt, die beim Versenden der E-Mails auftreten können. Zum testen der Formulare gibt es jeweils einen Button und ein Eingabefeld pro Formular. Die Test-E-Mail wird nur an die dort eingetragene E-Mail-Adresse verschickt und nicht an die konfigurierten Empfänger.
Was wird verschickt?
Für jeden der vier Typen gibt es ein Vorlage und einen eigenen Editierbereich (siehe Bild 4 unten). Außer für Type 1. Für die Reservierungsbestätigung gibt es drei Textvorlagen entsprechend dem Typ der Buchung: 18 Uhr, Garantiert, Option. Die Vorlage (wird in Mein Hotel / Templates verwaltet) definiert den Rahmen des E-Mails. Dort wird der Kopfbereich ggf. mit Logo sowie der Fußbereich fest definiert. Ausserdem wird automatisch die Anrede plus Namen erzeugt. Im Editierbereich muss dann nur noch der eigentliche Text in das Eingabefeld eingegeben werden. Maximal drei Bilder können in das Eingabefeld hinzugefügt werden. Desweiteren kann automatisch eine bei der Reservierung hinterlegte Notiz hinzugefügt werden. Die vom System vorgegebene Vorlage plus die im Editierbereich gemachten Eingaben ergeben dann die Gesamt-Vorlage der zu verschickenden Benachrichtigung.
Grundeinstellungen:
In den Einstellungen kann global (alle Reservierungen betreffend) für die vier Typen von Benachrichtigungen eingestellt werden, ob diese verschickt werden soll oder nicht. Ist “Ja” ausgewählt, wird verschickt. Bei “Nein” wird nicht verschickt. Diese Einstellung kann in jeder Reservierung überschrieben werden (siehe Bild 2). Will man für eine bestimmt Reservierung eine andere Einstellung verwenden, so muss man in der Sidebar auf den Button “Auto Mailing” klicken und die entsprechenden Einstellungen vornehmen (siehe Bild 2).
Wird ein Test-E-Mail verschickt (siehe Bild 4) werden diese Einstellung ignoriert. Es wird immer verschickt.
Bei Typ 1 kann man noch zusätzlich definieren für welche Buchungen eine direkte Bestätigung verschickt werden soll. Ist “Immer” ausgewählt, werden die anderen Checkboxen ignoriert. D.h. für alle neu angelegten Buchungen wird versucht eine Bestätigung zu verschicken.
Bei Typ 2 und Typ 4 muss noch die Anzahl der Tage definiert werden. Also wie viele Tage vor Ankunft bzw. wie viele Tage nach Abreise die Benachrichtigung verschickt werden soll. Ist das Feld BCC E-Mail Adresse ausgefüllt, so wird an diese Adresse eine Kopie aller ausgehenden E-Mails geschickt.
Ist das Feld E-Mail Adresse für System Infos ausgefüllt, so werden an diese Adresse auftretende Fehlermeldungen geschickt. Z.B. wenn eine E-Mail Adresse syntaktisch fehlerhaft ist oder es Probleme bei der Kommunikation mit dem Mailserver gibt. In beiden Fällen kann die Benachrichtigung nicht verschickt werden.
Die Uhrzeit im Feld Sendezeitpunkt definiert um wieviel Uhr die Benachrichtigungen vom Typ 2, 3 und 4 verschickt werden. Benachrichtigungen des Typ 1 werden immer ca. zwei Minuten nach dem Anlegen verschickt. Bei allen vier Typen muss definiert werden, wer der/die Empfänger der Benachrichtigung sein soll. Dafür gibt es zwei Zeilen.
In der ersten Zeile wird der Hauptempfänger definiert. Dort kann man entweder den Rechnungsempfänger oder den Hauptgast der Buchung auswählen. Oder man wählt beide als Empfänger aus. Wird Beide ausgewählt, wird die zweite Zeile ausgeblendet.
In der zweiten Zeile kann ein weiterer Empfänger definiert werden für den Fall, dass es beim Hauptempfänger keine E-Mail Adresse gibt. Ist hier “Niemand” ausgewählt wird für den Fall keine E-Mail verschickt.
Einstellung für eine Reservierung
Will man für eine bestimmte Reservierung die Grundeinstellung verändern. Also z.B. verhindern dass für diese Buchung eine Mail am Anreisetag verschickt wird, so klickt man in der Sidebar auf den Button Auto Mailing. In dem sich öffnenden Fenster kann man die Änderung vornehmen und abspeichern. Natürlich kann man hier nur die Einstellung der Typen 2,3 und 4 bearbeiten.
Einstellungen am Kontakt
Will ein Gast keine Mails über Auto Mailing erhalten, so kann das in der Bearbeitungsmaske des Kontakts eingestellt werden. Standardmäßig ist dort für jeden Gast “Ja” ausgewählt. D.h. jeder Gast, der eine E-Mail Adresse hinterlegt hat, bekommt potentiell eine E-Mail geschickt. Gesondert kann der Empfang der direkte Reservierungsbestätigung aktiviert oder deaktiviert werden. D.h. auch wenn der Empfang von Benachrichtigungen in Empfang Auto Mailing deaktiviert wurde, können Reservierungsbestätigungen empfangen werden. Diese Einstellung betrifft nur das Modul Auto Mailing. Es verhindert jedoch nicht das manuelle senden von z.B. Rechnungen oder anderen pdf-Dokumenten an einen an dieser Stelle mit “Nein” markierten Gast.
Einstellungen für die direkte Reservierungsbestätigung
Für die direkte Reservierungsbestätigung gibt es drei Textvorlagen entsprechen den drei Typen
- 18 Uhr
- Garantiert
- Option
Wird eine Buchung manuell angelegt so ist standardmäßig Garantiert voreingestellt. Diese Einstellung kann natürlich verändert werden:
Kommt eine Buchung über die Webbuchung oder den Channelmanager ins System, so ist der Typ der Buchung ausschlaggebend welcher Text genommen wird. In der Regel der 18 Uhr Text oder der Text für die garantierten Buchungen.
Bearbeiten der Nachrichtenvorlage
Die Bearbeitung der Vorlagen der vier Typen ist identisch. Eine Ausnahme gibt es. Für die direkte Reservierungsbestätigung gibt es drei Textfelder. Für jeden Typ der Buchung (18Uhr, Garantiert, Option) kann ein eigener Text verfasst werden. Sollte einer der Textboxen leer bleiben, so kann eine Benachrichtigung für diesen Typ nicht erfolgen. Es wird keiner der drei Texte als Ausweitext genutzt.
Feld Vorlage:
In dieser Drop-Down Box sind alle Vorlagen aufgelistet, die für die Versendung der automatisierten E-Mails vorhanden sind. Mindestens vier Templates (die Standard Templates des Systems) stehen zur Verfügung. Die Liste kann durch individuelle Templates erweitert werden. Hier muss das entsprechende Template für den Typ ausgewählt werden.
Feld Absender E-Mail Adresse:
Die hier eingetragene Adresse bekommen die Empfänger der E-Mails als Absender zu sehen. Bzw. wird auf solche ein Mail geantwortet, geht die Antwort an diese Adresse.
Feld Betreff:
Die Eingabe hier wird als Betreffzeile für das E-Mail verwendet.
Feld Text:
Hier wird die Information eingetragen, die mit dem Mail transportiert werden soll. Dazu steht ein kleiner Editor zur Verfügung der Formatierungen des Textes erlaubt. Es können auch Links eingefügt werden.
Bilder einfügen:
Es können bis zu drei Bilder eingefügt werden. Dazu muss im Text für jedes Bild ein Platzhalter eingetragen werden. Beim versenden der E-Mail wird der Platzhalter durch das Bild ersetzt.
Die Platzhalter sehen wie folgt aus:
##picture1##
##picture2##
##picture3##
Notiz einer Reservierung einfügen:
Befinden sich eine entsprechend markiert Notiz in der Reservierung, so kann diese Notiz in den Text durch einen Platzhalter platziert werden:
##note##
In der Notiz einer Reservierung kann diese als Notiz für die Benachrichtigung vom Typ 2 oder 3 angeben werden. Die Notiz wird dann auch nur in dem entsprechenden Typ eingefügt (siehe Bild).
Feld Bild:
Es können Bilder aus der Sammlung der Zimmerkategorien ausgewählt werden. An dieser Stelle könne auch neue Bilder hinzugefügt werden. Ein Klick auf den zweiten Button löscht das Bild wieder aus der Auswahl. Die hier ausgewählten Bilder werden im Text an die Position der entsprechenden Platzhalter platziert. Die Bilder werden weder verkleinert noch vergrößert, sondern in der Größe eingefügt, in der sie vorliegen. Für jedes Bild muss im Text ein entsprechender Platzhalter vorhanden sein. Ohne ein Platzhalter (##picture1## usw.) kann das Bild nicht in das Mail eingefügt werden.
Feld Test E-Mail-Adresse:
Nachdem man alle Einträge gemacht hat sollte man sich das Ergebnis anschauen. Dazu dient diese Adresse. Dorthin wird der Test verschickt.
Feld Reservierungsnummer:
Der Eintrag in diesem Feld wird nicht gespeichert. Im Gegensatz zu allen anderen Werten dieses Formulars.
Soll eine Testnachricht verschickt werden, so muss man hier eine Reservierungsnummer eintragen. Die Daten dieser Reservierung werden für die Testnachricht verwendet. Außer die Empfänger E-Mail-Adresse. Diese wird ersetzt durch die oben eingetragene Test E-Mail Adresse.
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Zimmer-Notiz im Modul ibelsa.mailing einrichten
Zimmer-Notiz im Zimmer hinterlegen
Das Backend öffnen, in den Reiter “Zimmer” klicken und die Notiz im jeweiligen Zimmer eintragen sowie die Notiz für das Automailing aktivieren. Den Eintrag dann abspeichern.
In der Übersicht der Zimmer wird dann die Anzeige sichtbar, dass die Notiz aktiviert ist.
Automailing für den Versand der Zimmer-Notiz einrichten
Im Backend den Reiter “Automailing” auswählen und im unteren Bereich das Textfeld öffnen. Die Zimmer-Notiz aus dem Bereich “Platzhalter” auswählen und per Doppelklick in die Textvorlage einfügen. An dieser Stelle wird dann die Notiz in der Mail angezeigt werden.
Wichtige Hinweise
- Da es sich hier um eine gastbezogene Notiz handelt, muss als Empfänger “Gast” bei den Einstellungen angegeben werden.
- Die Reservierung muss einem Zimmer zugeordnet sein und darf nicht in der +1 Zeile liegen.
- Bei kurzfristigen Buchungen kann die Option “Zusätzliche Mail bei Buchungen am Anreisetag (Variante 2 oder 3)” ausgewählt werden. Wird somit eine Reservierung nach dem eingestellten Sendezeitpunkt getätigt, wird neben der Buchungsbestätigung Variante 3 (Gast am Anreisetag anschreiben) versendet. Falls Variante 3 nicht aktiviert wurde, sondern Variante 2 (Gast vor Ankunft anschreiben), dann geht diese Mail raus. Wenn beide Varianten aktiviert wurden, wird nur Variante 3 versendet.
